Calendario para organizar una carrera: qué hacer cada mes

La mayoría de los problemas de una carrera no aparecen el día de la prueba: aparecen tres meses antes, cuando alguien da por hecho que otro ya había llamado a la aseguradora. Este calendario está pensado para una carrera popular de entre 500 y 3.000 corredores. Si la tuya es más pequeña, puedes comprimirlo; si es más grande, empieza antes.

Seis meses antes#

• Fija fecha, hora, distancia y aforo. Comprueba qué otras carreras hay en la zona esas semanas.
• Habla con el ayuntamiento. Antes de la solicitud formal, una reunión con la concejalía de deportes y con la policía local ahorra muchos rechazos. Pregunta qué calles se pueden cortar y a qué hora.
• Boceta el recorrido y recórrelo a pie, a la hora de la carrera, en un día parecido.
• Haz un primer presupuesto con tres escenarios de inscritos: pesimista, esperado y optimista.
• Pide presupuesto de cronometraje y reserva fecha: en temporada alta las empresas se llenan.

Cuatro meses antes#

• Contrata los seguros de responsabilidad civil y de accidentes (los necesitarás para la solicitud de autorización).
• Abre las inscripciones. Un precio reducido de lanzamiento ayuda a tener una primera base de inscritos que te dé caja.
• Empieza con los patrocinadores. Las empresas cierran presupuestos con meses de antelación; si llegas tarde, ya no hay partida.
• Encarga el diseño de cartel, camiseta y medalla si los vas a tener.

Tres meses antes#

• Presenta la solicitud de autorización. El mínimo legal son 30 días, pero si la administración pide cambios necesitas margen para corregir.
• Coordina la asistencia sanitaria: ambulancias, médico y, si procede, un puesto en meta.
• Abre el reclutamiento de voluntarios y asigna un responsable por zona.
• Decide cómo vas a gestionar las fotos: qué fotógrafos irán, dónde se colocarán y cómo llegarán las fotos a los corredores.

Un mes antes#

• Pedido final de camisetas y bolsa del corredor según inscritos reales (con un pequeño margen).
• Cierra la lista de dorsales y encarga la impresión con el chip incluido.
• Plan de señalización: vallas, conos, cinta, flechas, carteles de kilómetro.
• Reunión de responsables de zona con el plano y el horario de cada puesto.
• Comunica a los vecinos los cortes de calle: buzoneo, redes del ayuntamiento, carteles en portales.

La semana de la carrera#

• Envía la información práctica a los inscritos: recogida de dorsales, horarios, guardarropa, aparcamiento, cómo colocarse el dorsal.
• Revisa el material: arco de meta, megafonía, generador, mesas, agua, vasos, bolsas de basura.
• Confirma con todos los proveedores por teléfono, no solo por email.
• Prepara un plan B para lluvia o calor: avituallamiento extra, puntos de sombra, megafonía con avisos.

El día de la carrera#

• Tres horas antes: montaje de salida y meta, primer recorrido de comprobación del circuito.
• Dos horas antes: voluntarios en sus puestos, guardarropa abierto.
• Una hora antes: comprobación del cronometraje y de los cortes de tráfico con la policía.
• Salida: un responsable con autoridad para retrasarla si algo no está listo.
• Meta: el avituallamiento final siempre más grande de lo que crees.

La semana después#

• Publica las clasificaciones provisionales y abre el plazo de reclamaciones.
• Envía a los corredores sus fotos y las clasificaciones.
• Haz balance económico y envía la memoria a patrocinadores y ayuntamiento.
• Reúne a los responsables y apunta qué cambiar el año siguiente mientras todavía lo recordáis.

Para ver cada fase en detalle, vuelve a la guía completa para organizar una carrera popular.