Inscripciones de una carrera: precios, plazos y devoluciones

La inscripción es el primer contacto real del corredor con tu carrera, y la base de datos que sale de ella la vas a usar para todo lo demás: dorsales, cajones, camisetas, clasificaciones y comunicaciones. Merece más atención de la que suele recibir.

Qué pedir en el formulario#

Lo imprescindible, y nada más:

• Nombre, apellidos, fecha de nacimiento y sexo (para las categorías).
• Email y teléfono.
• Club, si lo tiene, y número de licencia federativa.
• Talla de camiseta.
• Marca reciente en la distancia, si vas a hacer cajones de salida.
• Contacto de emergencia.
• Aceptación del reglamento y de la política de privacidad.

Cada campo extra baja la conversión del formulario. Y cada dato personal que guardas es un dato del que eres responsable: no pidas lo que no vas a usar.

Elegir plataforma#

Las plataformas de inscripción suelen cobrar una comisión por inscrito o un porcentaje, más la pasarela de pago. Antes de elegir, pregunta:

• ¿Se integra con la empresa de cronometraje (exportación de inscritos con dorsal y chip)?
• ¿Permite cambios de titular y de distancia?
• ¿Cómo gestiona las devoluciones?
• ¿Cuándo te ingresa el dinero: al momento, al cerrar inscripciones, después de la carrera?
• ¿Te deja exportar todos los datos en un formato estándar?

Tramos de precio#

Un esquema habitual:

1. Precio de lanzamiento, limitado en plazas o en tiempo. Te da caja pronto y una primera base.
2. Precio general.
3. Precio de última semana, más alto. Empuja a no dejarlo para el final, que es lo que más complica la logística.

No hagas más de tres tramos: cuesta explicarlos y genera quejas.

Política de devoluciones#

Decide y publica antes de abrir:

• ¿Hasta cuándo se devuelve el dinero, y qué porcentaje?
• ¿Se permite el cambio de titular? Es la opción que menos coste tiene para ti y la que más agradecen los corredores.
• ¿Qué pasa si la carrera se suspende por causas ajenas a la organización?

Cierre de inscripciones y dorsales#

El cierre tiene que llegar con margen suficiente para:

• Asignar dorsales (y cajones, si los hay).
• Encargar la impresión de dorsales con el chip.
• Ajustar el pedido de camisetas.

Si la empresa de cronometraje imprime los dorsales con el chip ya pegado, pregúntale con cuántos días de antelación necesita la lista final. Más sobre el dorsal en sí en medidas y materiales del dorsal.

Comunicación con los inscritos#

La base de inscritos es lo más valioso que tienes. Úsala para:

• Confirmar la inscripción con toda la información práctica.
• Recordar la recogida de dorsales y los horarios.
• Enviar clasificaciones y fotos después de la carrera.
• Avisar de la siguiente edición.

Y nada más: si mandas publicidad que el corredor no ha pedido, la próxima vez no abrirá tus emails.