Después de la carrera: clasificaciones, reclamaciones y balance

El corredor termina en la meta. La organización, no. Lo que haces en los días siguientes decide cómo se recuerda la carrera y si los patrocinadores repiten.

Clasificaciones provisionales#

Publica las clasificaciones lo antes posible, marcadas como provisionales, con un plazo y un canal para reclamaciones. Lo que más se reclama:

• "No aparezco": casi siempre un chip que no se leyó. Explicamos las causas en por qué el chip no ha leído mi tiempo. La empresa de cronometraje puede revisar los registros de otras alfombras o el vídeo de meta.
• "Mi tiempo está mal": muchas veces es la confusión entre tiempo oficial y tiempo neto. Ten preparado un texto que lo explique, o enlaza a tiempo oficial y tiempo neto.
• Categoría equivocada: un error en la fecha de nacimiento al inscribirse.
• Atajos: corredores sin paso por un control intermedio.

Cerrado el plazo, publica las clasificaciones definitivas y entrega los trofeos pendientes.

Fotos#

Envía a los corredores sus fotos cuanto antes: el interés cae en pocos días. Si puedes mandar a cada uno las suyas, en lugar de un enlace general, mucho mejor. Lo vemos en cómo organizar las fotos de tu carrera.

Limpieza y devolución de material#

• Recogida de vallas, conos y señalización el mismo día.
• Repaso del recorrido para retirar vasos, cintas y flechas.
• Devolución del material alquilado y comprobación de daños.
• Comunicación al ayuntamiento de que las vías quedan libres.

Balance económico#

Cierra cuentas en las dos semanas siguientes, mientras tienes las facturas a mano:

• Ingresos reales: inscripciones, patrocinio, subvenciones, otros.
• Gastos reales frente a presupuesto, partida por partida.
• Devoluciones pendientes.

Memoria para patrocinadores y ayuntamiento#

Una memoria de pocas páginas con:

• Inscritos, finalistas, procedencia y edades.
• Cifras de alcance: visitas a la web, emails enviados y abiertos, fotos descargadas.
• Fotos de su marca en la carrera.
• Agradecimiento y propuesta para la siguiente edición.

Mándala pronto. El patrocinador que recibe datos en dos semanas tiene muchas más posibilidades de renovar.

Encuesta a los corredores#

Cinco preguntas como mucho, enviada en las 48 horas siguientes. Las respuestas más útiles suelen venir de una pregunta abierta: "¿Qué cambiarías para la próxima edición?".

Reunión de cierre#

Reúne a los responsables de cada zona antes de que pase un mes. Repasad qué falló, qué funcionó y qué hay que cambiar, y dejadlo por escrito. Ese documento es el punto de partida del calendario del año que viene.